PDF & E-mail: cégadatok, logó, PDF-megjelenés, levélszövegek

A Beállítások → PDF & E-mail fülön adod meg a céged adatait és logóját, amelyek a bizonylatok (munkalap, árajánlat, befizetési elismervény, állapotfelvétel) fejlécére kerülnek, a munkalap-PDF kinézetét (szín, sablon, QR-kód, aláírásmezők, lábléc-logók), és azokat a szövegeket, amelyek a PDF-ek aljára és a kiküldött e-mailekbe kerülnek. Csak az Admin látja és módosíthatja.

Hol találod

Beállítások → PDF & E-mail (a felső fülsorban). A Beállítások csak internetkapcsolattal nyílnak meg.

Cégadatok és logó

Cég megjelenített név — a márkanév, ha más, mint a hivatalos (pl. „Minta Car Detailing Studio”).
Cégnév, Adószám, Cím, Telefon, E-mail.
Cég értékelő URL — pl. a Google-értékelés linkje. Az utánkövetés „értékelést kérő” levelében az Értékelés írása gomb ide visz. Csak http:// vagy https:// kezdetű cím adható meg.
Logó — Fájl kiválasztása: JPG, PNG, GIF vagy WEBP, legfeljebb 5 MB. A feltöltés és a Logó törlése azonnal mentődik, nem kell hozzá a Mentés gomb.

Munkalap PDF megjelenés

Ezek a beállítások a munkalap PDF-jére vonatkoznak:

Sablon — Modern (alapértelmezett) vagy Klasszikus (a régi munkalap szerkezete): minden oldalon ismétlődő fejléc, táblázat, keretes munkaleírás, „Munkát végezte” sor.
Kiemelő szín — a színválasztóval vagy színkóddal (pl. #1e3a5f). Az Alapszín gomb visszaállítja a program színét. Érvénytelen kódnál: „Érvénytelen színkód — mentéskor az alapszín marad”.
QR-kód (online megtekintés) — Sablon szerint, A fejlécnél, Az aláírás mellett vagy Ne legyen. A QR-kóddal az ügyfél a munkalap online nézetét nyithatja meg.
Berendezések megjelenítése (a felirat szakmától függetlenül ez) — hogyan kerülnek a lapra a munkalap eszközök elemei: Automatikus (1–2 dobozban, 3-tól táblázatban), Mindig dobozban, Mindig táblázatban.
Aláírásmezők — Technikus és ügyfél, Csak ügyfél vagy Nincs. Ez csak az üres aláírásmezőt hagyja el: a ténylegesen rögzített aláírás mindig rajta van a PDF-en.
Jegyzőkönyvek a munkalapon — Nem vagy Mért értékek táblázatban (a munkalaphoz tartozó jegyzőkönyvek mért értékei a munkalap PDF-jén). Autókozmetikánál ez a választó nem jelenik meg.
Lábléc-logósor — legfeljebb 8 kép (pl. márkakereskedői, partner-logók) a PDF minden oldalának alján, egy sorban. Logó hozzáadása; a sorrend a Balra / Jobbra gombokkal állítható. A feltöltés és a törlés azonnal mentődik.

Mikor hat? A következő PDF-től. A már lezárt munkalapok PDF-je nem változik (lásd a „PDF letöltése” cikket).

PDF-szövegek és e-mail-szövegek

A lap alján lenyitható sávok:

Munkalapok PDF lábjegyzete — pl. nyitvatartás, banki adatok, jogi nyilatkozat.
Állapotfelvétel PDF lábjegyzete — az állapotfelvételi jegyzőkönyv aljára.
Befizetési elismervény — Bevezető szöveg (az elismervény elejére) és Kísérő szöveg. A Kísérő szövegben változók használhatók, pontosan kapcsos zárójellel: {TENANT_NAME}, {TENANT_CITY}, {TENANT_ADDRESS}, {WORK_ORDER_NUMBER}, {WORK_ORDER_TITLE}, {CUSTOMER_NAME}, {ASSET_NAME}, {PAYMENT_AMOUNT}, {PAYMENT_CURRENCY}, {PAYMENT_METHOD}, {PAYMENT_DATE}, {PAYMENT_DATETIME}.
Kísérő szöveg Munkalap értesítő e-mailbe és Kísérő szöveg Árajánlat értesítő e-mailbe — ezzel a szöveggel töltődik ki előre a levél, amikor a munkalapot PDF-ben vagy az árajánlatot e-mailben küldöd. Küldés előtt az ablakban még átírhatod.
Árajánlat elfogadásakor megjelenő jogi szöveg… — az ügyfél ezt látja az ajánlat elfogadó gombja előtt. Ha üresen hagyod, az alapszöveg jelenik meg: „Az alábbi gombra kattintva elfogadja az árajánlatban szereplő feltételeket és összegeket. Ez a nyilatkozat jogilag kötelező érvényű megrendelésnek minősül.”

Szakmától függően további sávok is lehetnek (pl. a pult–műhely elrendezésben a Pultos szerviz — feltételek a nyomtatványokon és az „Értesítem” üzenetek, rendelést kezelő cégeknél az Ügyfélrendelés — elismervény és értesítés).

Lépések

Töltsd ki vagy módosítsd a mezőket.
Nyomd meg alul a Mentés gombot („Saját adatok mentve.”). A Visszaállítás gomb elveti a nem mentett módosításokat. (A logó és a lábléc-logók ettől függetlenül, azonnal mentődnek.)

Szerződő felek (több saját cég)

Fűtéstechnikai (karbantartási szerződéseket kezelő) cégeknél a lap alján a Szerződő felek (több saját cég) részen további saját cégeket vehetsz fel (+ Új szerződő fél), ha több cég nevében szerződtök. A munkalap és a szerződés ezek közül választ, és a bizonylat fejlécére a választott fél neve, adószáma és címe kerül. Felenként megadható saját logó, saját Munkalap PDF (felülírás) (sablon, szín, berendezések, aláírásmezők, jegyzőkönyvek, a lábléc-logósor elrejtése) és Saját munkalap-sorszám (előtag, következő sorszám — csak felfelé állítható). Ami egy félnél üresen marad, az a bizonylaton is üres (az alapértelmezett cég adata nem kerül át); kivétel az e-mail és a telefon, ami üresen az alapértelmezett cégé. A fél logója csak a fél mentése után tölthető fel.

Jó tudni

Árak elrejtése a PDF-ről nem itt van: Beállítások → Haladó → Egyéb → Munkalap PDF és publikus oldal — megjelenő blokkok, egy-egy munkalapon pedig a teljes oldal Nyilvános nézet / PDF kártyáján.
Mely mezők kerüljenek a PDF-re (pl. egy rejtett vagy egyedi mező): Beállítások → Haladó → Űrlap, a PDF oszlop.

Ha nem látod / nem működik

Nincs PDF & E-mail fül. Csak az Admin látja.
„Hiba, a fájl nagyobb, mint 5 MB.” Kisebbítsd a képet. „Nem sikerült a logót feltölteni.” — próbáld más formátumban (PNG vagy JPG).
Átállítottam a kinézetet, de a PDF régi. Lezárt munkalapnál a lezáráskori PDF marad érvényes; az új beállítás a következő elkészülő PDF-en látszik.
Nincs Szerződő felek rész. Csak a karbantartási szerződéseket kezelő (fűtéstechnikai) cégeknél van.
Nincs „Jegyzőkönyvek a munkalapon” választó. Autókozmetikánál nem jelenik meg.
Mentéskor hibaüzenet jön a sorszámról. A szerződő fél előtagja nem egyezhet másikkal, és a következő sorszám nem állítható lejjebb.