Utánkövetés: automatikus e-mailek az ügyfélnek, időpont kérések

Az utánkövetés automatikus e-maileket küld az ügyfélnek a munka után: köszönőlevelet, értékelés-kérést, néhány hónap múlva visszahívó emlékeztetőt, vagy egy utókezelés esedékessége előtt emlékeztetőt. Az emlékeztetőkben egy Szeretnék időpontot! gomb is lehet: ha az ügyfél rákattint, a jelzése az Időpont kérések listába kerül, és értesítést kapsz róla. Alapból minden szabály ki van kapcsolva — az admin kapcsolja be, amit szeretne.

Hol találod

• Beállítások → Utánkövetés fül (csak az admin látja; a szabályokat csak admin hozhatja létre, módosíthatja és törölheti — ezt a szerver is ellenőrzi): a szabályok táblázata (Trigger, Késleltetés, Sablon, Leírás, Aktív), alatta az Elérhető sablon változók, legalul két link: Ütemezett értesítések és Időpont kérések.
• Egy munkalap teljes oldalán a Munkalap értesítések blokkban: Ütemezett utánkövető értesítések — az erre a munkalapra ütemezett e-mailek (csak ha van ilyen).

A négy alapszabály

Az első megnyitáskor a program betölti az alapszabályokat (később az Alapértelmezések betöltése gombbal pótolhatók). Mind kikapcsolt állapotban indul:

Lépések — szabály bekapcsolása és testreszabása

1. Beállítások → Utánkövetés.
2. A szabály sorában az Aktív kapcsolóval kapcsold be — vagy a ceruzával (Szabály szerkesztése) nyisd meg.
3. A szerkesztőben:
   • Trigger esemény: Munkalap lezárás után vagy Utókezelés esedékes;
   • Sablon típus;
   • Késleltetés: szám és egység (perc / óra / nap / hónap). A negatív szám az esemény előtt jelent (pl. −7 nap = 7 nappal az utókezelés előtt); a 0 = azonnal;
   • Leírás (csak neked, a listában);
   • Email tárgya és Email szöveg — üresen hagyva az alapértelmezett megy ki (az Alapértelmezett szöveg betöltése gombbal átírhatóvá teheted). Az Elérhető változók gombbal beszúrhatsz helyőrzőket, pl. {customer_name}, {work_order_number}, {company_phone}, {review_url};
   • a gomb kapcsolója (pl. “Szeretnék időpontot” gomb megjelenítése) és az Aktív szabály.
4. Mentés (új szabálynál Létrehozás). Új szabályt a + Új szabály gombbal veszel fel.

A visszaforgató ikon (Visszaállítás gyári alapértelmezettre) a saját tárgyat és szöveget törli.

Mikor és kinek megy ki

• A lezárás utáni e-mailek a munkalap lezárásakor ütemeződnek, a lezárás időpontjához számolva.
• Ugyanaz a levél (szabály) munkalaponként egyszer megy ki — részletek lent, az újranyitásnál.
• Az utókezelés ott működik, ahol a felhasznált anyag katalógusában egy tételnél ki van töltve az Utókezelés esedékes (napok) mező — ez autókozmetikában jellemző (pl. kerámia bevonat). Amikor egy ilyen tétellel lezársz egy munkalapot, a program kiszámolja az esedékességet, és ahhoz igazítja az emlékeztetőt. Ha a számított küldési idő már elmúlt, nem megy ki.
• A címzett a munkalap ügyfél első e-mail-címe; ha nincs, egy kapcsolattartóé.
• Az Értékelés írása gomb címét az admin a Beállítások → PDF & E-mail részen, a Cég értékelő URL mezőben adja meg (pl. a Google-értékelés linkje).

Ütemezett értesítések — megnézés, visszavonás

• Beállítások → Utánkövetés → Ütemezett értesítések: az összes ütemezett e-mail (Időpont, Munkalap, Típus, címzett, Státusz: Várakozik / Elküldve / Visszavonva / Sikertelen), szűrővel (Ma, Holnap, 7 nap, Mind). Egy várakozót a Mégse gombbal visszavonhatsz.
• A munkalap teljes oldalán: ugyanez csak arra a munkalapra, plusz Átütemez (új küldési időpont). Ha a program egy levelet magától nem küldött ki, a sorban szürkén az oka is ott áll (lásd lent).
• A Mégse-vel visszavont levél végleg visszavonva marad — a munkalap újrazárása sem éleszti fel.

Mikor NEM megy ki egy ütemezett levél

A program a küldés pillanatában újra megnézi, érvényes-e még a levél. Ha nem, nem küldi ki: a sor Visszavonva státuszú lesz, és a munkalap kártyáján szürkén az ok áll:

• „Nem ment ki: a szabály ki van kapcsolva.” / „Nem ment ki: a szabályt törölték.” — ha egy szabályt kikapcsolsz vagy törölsz, a már ütemezett leveleit nem kell kézzel visszavonnod: nem mennek ki. Ami a kikapcsolás alatt vált esedékessé, az a visszakapcsoláskor sem megy ki utólag; ami a visszakapcsoláskor még nem volt esedékes, az a maga idején kimegy.
• „Nem ment ki: a munkalapot sztornózták.” / „Nem ment ki: a munkalapot törölték.” — sztornózott vagy törölt munkalapra nem megy ki levél.
• „Elhalasztva: a munkalapot újranyitották — az újrazárás új időponttal ütemezi.” — lásd lent.

Újranyitás és újrazárás

• Ugyanaz a levél munkalaponként egyszer megy ki. Ami már Elküldve, az az újranyitás és újrazárás után sem megy ki újra.
• Ha a munkalapot újranyitod, a lezáráshoz kötött, még várakozó levél nem megy ki, amíg a munkalap nyitva van: ha a küldési ideje közben eljön, a sor „Elhalasztva: …” megjegyzéssel visszavonódik. Az újrazáráskor a levél új időpontot kap (az új lezárás idejéhez számolva).
• A Mégse-vel visszavont levél az újrazáráskor sem éled fel.
• Az Utókezelés emlékeztetőt az újranyitás nem állítja meg — az a tétel esedékességéhez tartozik.

Időpont kérések

Beállítások → Utánkövetés → Időpont kérések: azok az ügyfelek, akik az emlékeztető levélben a Szeretnék időpontot! gombra kattintottak. Szűrő: Összes / Jelezte / Még nem jelezte / Visszavonva. Egy sorra kattintva látod az ügyfelet, a munkalapot (kattintható), a jelzés időpontját és a kiküldött levelet. Az ügyfél a kattintás után egy köszönő oldalt lát („Hamarosan felvesszük Önnel a kapcsolatot az időpont egyeztetéséhez”). Alapbeállítás szerint az adminok és a munkalapra kiosztott kolléga értesítést kap. Az időpontot ezután te egyezteted vele (pl. telefonon), és felveszed a munkalapot (vagy egy új megkeresés bejegyzést).

Ez a lista nem a weboldalas űrlap (widget) — az onnan érkezők a megkeresések között jelennek meg.

A gomb nem foglal időpontot, csak jelez: a műhely értesítést kap, hogy vegye fel a kapcsolatot az ügyféllel. Online időpontfoglalás szándékosan nincs a programban — a szervizmunkáknál a személyes egyeztetés egyszerűbb.

Ha nem látod / nem működik

• Nincs Utánkövetés fül. Csak az admin látja.
• Nem ment ki semmi. Ellenőrizd, hogy a szabály Aktív-e (alapból mind ki van kapcsolva). A bekapcsolás előtt lezárt munkalapokra a program utólag nem ütemez. Nézd meg az Ütemezett értesítések listát.
• Visszavonva lett, pedig nem vontam vissza. A munkalap kártyáján szürkén ott az ok: a szabály ki volt kapcsolva vagy törölték, a munkalapot sztornózták / törölték, vagy újranyitották (lásd Mikor NEM megy ki).
• Újrazártam a munkalapot, de a köszönő levél nem ment ki újra. Szándékos: egy levél munkalaponként egyszer megy ki.
• Az ügyfél nem kapta meg. Nézd meg az Ütemezett értesítések listában a címzettet: ha ott „—” áll, a lezáráskor az ügyfél nem rendelkezett e-mail-címmel. Pótold — a következő lezárástól működik. A Sikertelen státuszú sorokat a küldési hiba miatt nem kapta meg.
• Nincs Szeretnék időpontot! gomb a levélben. A szabálynál a gomb kapcsolója ki van kapcsolva.
• Nincs Értékelés írása gomb. Nincs megadva a Cég értékelő URL, vagy a gomb ki van kapcsolva.
• Nincs Utókezelés esedékes mező a katalógusban. Fűtéstechnikában és a bolti szakmában ez a mező nem használható.
• Az Ütemezett értesítések és az Időpont kérések oldal üres, „csak online módban érhető el”. Internet kell hozzá.