A Szerződések menüben tartod nyilván a karbantartási szerződéseket: melyik partner melyik telephelyére szól, évente hányszor kell kimenni, és mennyi az éves díj. Egy szerződés több telephelyre is szólhat, és telephelyenként más lehet a gyakoriság és a díj. A szerződésből készül a Karbantartási terv, abból pedig a munkalap — a díj ilyenkor magától rákerül.
Hol találod
- Menü → Szerződések (Karbantartási szerződések oldal). Felül kereső (ügyfél, szerződésszám, telephely), mellette szűrő: Élő szerződések (alapból), Felmondottak, Mind.
- A partner adatlapján is van Karbantartási szerződések blokk: itt látod az adott ügyfél szerződéseit, és innen is felvehetsz újat.
- A szerződés kártyáján: az ügyfél neve, a szerződésszám (vagy „Nincs szerződésszám”), Élő / Felmondva jelvény, a telephelyek száma, az Éves díj (a telephelyek mai díjának összege), és telephelyenként a gyakoriság, az alkalmankénti díj és a következő esedékesség („esedékes: …”). Két gomb: Éves karbantartási terv és Terv sorai. A kártyára kattintva nyílik a szerződés.
Új szerződés felvétele
- Szerződések → Új szerződés (vagy a partner adatlapján az Új szerződés gomb).
- Ügyfél — válaszd ki, kié a szerződés. (A partner adatlapjáról nyitva már ki van töltve.)
- Ha van, írd be a Szerződésszámot és a Kezdet dátumát. Egyik sem kötelező.
- Számlázó fél (ha nem az ügyfél fizet) — csak akkor töltsd ki, ha más fizet, mint akié a telephely (üzemeltető, társasházkezelő, tankerület). Üresen maga az ügyfél fizet. Új számlázó felet a választó Új gombjával itt helyben is felvehetsz.
- Telephelyek és díjak — legalább egy telephely kell:
- Telephely: az ügyfél telephelyei közül. Ha nincs még, a mező Új telephely gombjával létrehozhatod (az ügyfél címe előtöltődik) — a szerződésből nem kell kilépned érte.
- Gyakoriság: évi 1, 2, 3, 4, 6 vagy 12 alkalom, vagy „nincs megadva”.
- Utolsó karbantartás: csak akkor kell, ha a programban még nincs lezárt karbantartási munkalap erre a telephelyre (pl. papíron vezetett előzmény). Ebből számolódik a következő esedékesség. Jövőbeli dátum nem adható meg.
- Éves díj → Új díjsor: Érvényes ettől (kötelező), Éves díj, Megjegyzés (pl. „kiszállás + óradíj”). Az Alkalmanként oszlop magától számolódik: éves díj ÷ gyakoriság.
- Több telephelyhez: Telephely hozzáadása.
- Ha a céged több saját cég nevében köt szerződést, megjelenik a Szerződő fél (saját cégünk) választó is — lásd lent.
- Mentés. Ha új díjsort vettél fel, mentés után magától megnyílik az éves terv készítése (lásd „Karbantartási terv”); ha most nem kell, Mégse.
Díjemelés, új ár
A díj nem írható át visszamenőleg: évente új díjsort veszel fel az új Érvényes ettől dátummal. A régi sorok megmaradnak (mellettük „megmarad” felirat), mert a korábbi munkalapok azokhoz az árakhoz tartoznak. Csak a még el nem mentett, most felvett díjsor dobható el. Hogy egy napon melyik díj él, azt a legutolsó, már érvényes díjsor dönti el.
Díj nélkül is menthető a szerződés (pl. kiszállás + óradíj konstrukció) — ilyenkor a tervből készült munkalapra nem kerül díj.
Felmondás vagy törlés?
- Felmondás — a megszűnt szerződésnél: a szerződés ablakában töltsd ki a Felmondva dátumot, és ments. A szerződés megmarad, a korábbi munkalapok továbbra is hivatkoznak rá, a terv-sorai a listán maradnak, de a terv a továbbiakban nem ütemeződik át magától. A listán a Felmondottak szűrő alatt találod.
- Törlés — csak elgépelt, tévesen felvitt szerződésre: a szerződés ablakának fejlécében a ⋮ menü → Szerződés törlése, majd megerősítés.
Telephely levétele
A Telephelyek és díjak lista a szerződés teljes hatóköre: ha egy telephely sorát a kuka ikonnal kiveszed és mentesz, az lekerül a szerződésről. Ha később visszateszed, a díjai is visszajönnek.
Szerződő fél (több saját cég)
Ha a céged több saját cég nevében szerződik, ezeket az admin a Beállítások → PDF & E-mail fülön, a Szerződő felek (több saját cég) részen veszi fel. Amíg nincs ilyen fél, a választó nem is látszik. A szerződésen kiválasztott fél kerül a tervből készült munkalapra: az ő neve, adatai kerülnek a bizonylatra, és ha van saját sorszám-előtagja, a munkalap az ő sorozatából kap számot. Üresen (Alapértelmezett cég) a cég alapadatai mennek.
Dokumentumok
Mentett szerződésnél az ablakban Dokumentumok blokk is van, csoportokban: Szerződés, Melléklet, Árajánlat, Egyéb. Feltöltés — PDF vagy kép. Az elavult dokumentumot Archiválással teheted el (az Archivált nézetben megmarad, és visszaállítható); a Törlés végleges. A dokumentum feltöltése internet nélkül is elindítható, a program később feltölti.
Kapcsolat a karbantartási tervvel
- A kártya Éves karbantartási terv gombjával készül a következő év (vagy az idei) terve.
- A Terv sorai gomb a Karbantartási terv listát nyitja, erre a szerződésre szűrve.
- A telephely sorában a szerződés ablaka mutatja az Utolsó ismert karbantartás napját (ha munkalapból jön, a munkalap számával, kattintható linkként) és a Következő esedékes napot.
Ha nem látod / nem működik
- Nincs Szerződések menüpont. A szerződések csak a fűtéstechnikai szakmánál vannak, és a szerepkörtől is függ: alapból az Admin, a Koordinátor és az Olvasó látja, a Technikus nem (neki az ügyfél adatlapján sem jelenik meg a blokk).
- A Mentés gomb szürke. Vagy nincs internet (az ablak alján: „Nincs kapcsolat. Ez az adat csak online menthető…”), vagy nincs kiválasztva ügyfél, vagy egyik telephely-sorban sincs telephely. A szerződést csak online lehet menteni — a listát offline is megnézheted.
- „Nincs jogosultságod…” mentéskor vagy törléskor. Felvenni és módosítani alapból az Admin és a Koordinátor tud, törölni csak az Admin; az Olvasó csak megnézheti. A gombok ettől még látszanak.
- „Az új számlázó fél még szinkronizálódik — pár másodperc múlva mentsd újra.” Épp most vetted fel a számlázó felet; várj pár másodpercet, és nyomd meg újra a Mentést.
- „Telephelyet csak online lehet létrehozni.” / „Új számlázó felet csak online lehet felvinni.” — csatlakozz a hálózathoz.
- Nem tudom törölni a régi díjsort. Szándékos: a mentett díjsor nem törölhető. Új árhoz vegyél fel új sort.
- Nincs Szerződő fél választó. Nincs felvéve egyetlen külön szerződő fél sem a beállításokban.
