A munkalaplista táblázatnézetéből a munkalapokat fájlba mentheted: CSV vagy XLSX (Excel) formában, a táblázatban látható oszlopokkal. Számlázáshoz a Számlázz.hu gomb olyan CSV-t készít, amit a Számlázz.hu tömeges számlakészítése be tud tölteni. A program maga nem állít ki számlát, és az exporttól a munkalap sem lesz „Számlázva” — azt utána neked kell jelölni.
Hol találod
- Menj a Munkalapok listára, és a Nézet kapcsolóval válts Táblázat nézetre.
- A táblázat fölött jobbra az Export felirat mellett: CSV, XLSX, Számlázz.hu. Mellettük az oszlopválasztó.
Mi kerül a fájlba?
- Ha van kijelölés (Kijelölés gomb, jelölőnégyzetek), csak a kijelölt munkalapok.
- Ha nincs kijelölés, a szűrésnek megfelelő összes munkalap (nem csak a látható oldal), a beállított sorrendben. Ezért exportálás előtt szűrj: pl. Lezárt állapot, Számlázhatóság: Számlázható, dátumszűrő.
- A CSV és az XLSX a táblázat éppen látható oszlopait tartalmazza. Az oszlopválasztóval döntsd el, mi kerüljön bele.
CSV és XLSX — jó tudni
- A CSV pontosvesszővel tagolt, ékezethelyes (UTF-8), így a magyar Excel közvetlenül megnyitja.
- A Fizetés oszlopban „Igen” vagy „Nem” áll.
- Az Összeg oszlop a munkalapon kézzel megadott végösszeg. A tételekből számolt összeg a Bruttó oszlopban van. Ha a munkalapon csak tételek vannak, kézi végösszeg nincs, az Összeg üres marad.
- Az árak csak annak kerülnek a fájlba, aki látja őket.
Számlázz.hu-export — lépések
- Szűrd vagy jelöld ki a számlázandó munkalapokat, majd kattints a Számlázz.hu gombra. Megnyílik az Exportálás Számlázz.hu számára ablak.
- Válaszd ki, hogyan készüljenek a számlák:
- Minden munkalaphoz 1 számla. Alatta a Számlatétel-bontás: Tétel-szintű (a tevékenységek és a felhasznált anyagok soronként, a munkalapon beállított egységárral) vagy Munkalap-szintű (egy gyűjtősor a munkalap végösszegével). A számla megjegyzésébe a munkalap sorszáma kerül („Munkalap: …”).
- Ügyfelenként 1 számla (Minden munkalap = 1 tételsor a számlán). Minden munkalap egy sor, a nettó végösszegével.
- Ügyfelenként 1 számla (Minden számlán 1 db összesített tétel). Egyetlen sor a munkalapok nettó végösszegeinek összegével. Az Összesített tétel megnevezése alapból „Szolgáltatások összesítve”. Ha a munkalapok ÁFA-kulcsa vegyes, ÁFA-kulcsonként egy sor készül, a kulccsal a megnevezés végén (pl. „Szolgáltatások összesítve (27%)”, „Szolgáltatások összesítve (5%)”); egyféle kulcsnál marad az egy sor.
- Töltsd ki a Számla alapadatok részt: Kelt és Fizetési határidő (alapból a mai nap, ÉÉÉÉ.HH.NN alakban), Fizetési mód (alapból „Átutalás”), Teljesítés dátuma: Munkalap lezárása (még nyitott munkalapnál a létrehozás napja), Munkalap létrehozás vagy Megegyezik a számla kelt.-tel. A két ügyfelenkénti módban (egy számla több munkalapról) a teljesítés a számla munkalapjai közül a választott forrás szerinti legkésőbbi dátum.
- Nézd meg az Összegzés részt (munkalapok, generált számlák, tételsorok, kihagyott/hibás) és a Hibás sorok listát. A hibás munkalap kimarad a fájlból.
- Kattints az Export CSV gombra, és a fájlt töltsd be a Számlázz.hu-ba. Az Export XLSX ellenőrzésre való: Excelben megnézheted, szerkesztheted, de a betöltéshez Mentés másként → CSV, elválasztónak a „;” karaktert add meg.
- Ha a számlák elkészültek, a munkalaplistán jelöld a munkalapokat Számlázva állapotúra (csoportos kijelöléssel, Számlázás: Számlázva).
Honnan jönnek a számla adatai?
- A partner: a munkalap számlázási ügyfele, ha van, különben a munkalap ügyfele. A program a lezáráskor rögzített adatokat használja. Ha azokban hiányos volt a cím, az ügyfél mai adatait veszi, és ezt az ablak sárga jelzéssel ki is írja („… munkalapnál a MAI ügyféladatot használtuk”).
- A cím: a számlázási címből kell az irányítószám, a település és az utca, házszám.
- Az árak: a fájlba nettó egységár kerül. Bruttóban beírt árnál (tételnél és kézi végösszegnél is) a program kiszámolja a nettót; a Számlázz.hu a nettóból számol vissza bruttót, ezért egy-egy soron 1 Ft eltérés előfordulhat.
- Az ÁFA-kulcs: a munkalap kulcsa, ha van, különben a céged alapértelmezett kulcsa. A nettó is ezzel a kulccsal számolódik.
Ha nem látod / nem működik
- Nincs Export, nincsenek gombok. Csak Táblázat nézetben látszanak, és csak ha a listában van munkalap.
- A Számlázz.hu gomb szürke. Két oka lehet: a csomagodban nincs Számlázz.hu-export (a kisebb csomagokban nem elérhető), vagy a szerepköröd nem lát árat (a Technikus alapból nem). Ha van kijelölésed, de a kijelölt munkalapok egyike sincs a mostani szűrésben, szintén szürke.
- Nincs összeg az exportált fájlban. A szerepköröd nem lát árat, vagy az Összeg oszlopot nézed (ez a kézi végösszeg) — a tételekből számolt összeg a Bruttó oszlopban van.
- „Hiányos számlázási cím (irsz./város/utca kötelező).” Pótold az ügyfél számlázási címét az adatlapján, és nyisd meg újra az export ablakot.
- „Hiányzik az ügyfél.” vagy „Hiányzik a ügyfél név.” A munkalapon nincs ügyfél, vagy nincs neve. Ügyfelenkénti módban az is kell, hogy az ügyfél el legyen mentve (legyen azonosítója).
- „Nincs tétel (tevékenység vagy anyag) a munkalapon.” Tétel-szintű bontásnál a munkalapon legalább egy tétel kell. Ha csak végösszeg van rajta, válaszd a Munkalap-szintű bontást.
- „Nincs végösszeg a munkalapon — munkalap-szintű számlatételhez az kell.” Adj meg árat vagy tételt, vagy válaszd a tétel-szintű bontást.
- Sztornózott vagy már számlázott munkalap is bekerült. Az export nem szűr magától: azt exportálja, ami a listában van. Exportálás előtt szűrj az állapotra és a számlázhatóságra.
- A régebbi munkalapok hiányoznak. A lista alapból a helyben tárolt adatokból dolgozik (nyitott munkalapok és az elmúlt egy év lezártjai). Régebbiekhez válts Szűrések → Szerver / Archív módra.
